八戸東和薬品式「気持ちいい会議」その２ | 八戸東和薬品株式会社

なぜ使い始めたか？

会議のやり方はいろいろあると思います。前回の「気持ちいい会議」でも書きましたが、仕事はチームプレイなので楽しんだ方がいいという方針があります。そんな中で会議も楽しくやれないかなということを考えていたところホワイトボードを上手に使うコンサルの方と出会い、それを真似することにしたのです。

それまでの会議は次のような問題がありました。

① 僕が興奮して一人でしゃべり続ける
② 誰の意見も出ない
③ 最初の議題から内容が脱線する
④ 予定の時間がオーバーする
⑤ 何も決まらない
⑥ 次の日には何の話をしていたか忘れる

そしてホワイトボードを導入し、みごとに上記の問題を解決することができました。

まず会議の目的とゴールを書く

当たり前のようですがこれがなかなか効果的です。これで③④の課題が解決しました。

会議中、話しているうちにエンジンがかかり話が止まらなくなる人（僕のことです）はだいたい話がどんどん議題から逸れやすいですよね。そんなときホワイトボードに課題とゴール書いてあることで

「それ議題と違いますよ」

と指摘しやすい環境ができます。恐い上司の場合は指摘しづらいかもしれませんが、議題から外れたら指摘するというルールも同時に作るといいと思います。

ゴールが決まっているので、時間内にゴールにたどり着くためにはどうすべきかみんなが考えやすいという効果もでました。

主にファシリテーターが書いていく

これで①②⑤の課題が解決しました。

会議って車の運転と似ています。なぜ似ているかというと運転手がいないと目的地に着けないからです。会議で言う運転手はファシリテーターになりますが、運転手次第で良し悪しが決まると言っても過言ではありません。

話しはじめたけどどうしても話がまとめられないということが起こります。そんなときファシリテーターがホワイトボードにその人の意見を箇条書きでもいいので書いていてくれるとそれによって自分の話を客観的に見ることができ話がまとまりやすいです。

また会議中、様々な意見を出してもらうためには、話がひと段落するたびに、

「ここまで話しましたがどこか分からないことや違う意見がありますか？」

と聞き、質問や意見を書き出していきます。

そんな中でファシリテーターが、その話は一時停止だなとか、この論点はスピードを落として徐行しようとか、ここはアクセル踏んでもいいかなとか、ゴールにまであと何キロだなということを分かりながら進めることができ、とても快適に会議が進むことが分かりました。一つ一つの意見を確認しながらホワイトボードを書いていくと、ほぼ事故がなくゴールに着くことができるようになっていきます。たまに事故りますが。。。

ホワイトボードの写真を撮る

これで⑥の問題が解決です。当社のような小さい会社の場合、会議に議事録を取る人を入れるというのはなかなか抵抗がありました。

だとするなら、ホワイトボードに書いたものを写真撮ればいいじゃないかということになりそのまま議事録にすることにしました。

このことにより、次回の会議の際に、新しい議題にスムーズに入っていけるようになりました。

まとめ

八戸東和薬品では、ホワイトボードを使うだけで、会議の質があがり、コミュニケーションの質も上がったのでおススメです。

一つだけ注意点があるとするなら、あまりにも安いホワイトボードを買うと文字が消えづらいので気をつけてください！