フル活用せよ、エクセルの底力を。(ITチーム独自投稿)
こんにちは、八戸東和薬品の奥です。
最近めっきり暑くなってきて、夜プロ野球を見ながら応援していると汗をかいている
なんてくらいには暑くなってきました。
先日のブログでオリックスは2,3年後強くなりますよーなんて書いた後。
なんと交流戦優勝、今は僅差ではありますが首位になりました。
自分がいいなと思っている選手が活躍してチームが躍進するのは嬉しい物ですね。
是非このまま突っ走って日本一になってくれればなぁと思ってます。
データベースファースト
さて、今日はITチームらしくITに関わる話をしたいと思います。
「データベースファースト」と言う単語を聞いたことがあるでしょうか？
近年デジタル化やDXなどITに関わる単語が続々と出てきていますが。
デジタル化やDXにより業務効率化が進むのはこの
「データベースファースト」の概念があってこそだと思います。
この概念は特に分析、統計をする際には必須の概念でもあります。
特に、多くの会社でエクセルは非常に活用されており
エクセルでデータをまとめているなどと言う場合はこの
データベースファーストの概念に基づいて
集計する事で、様々な利点があります。
ではデータベースファーストの概念は何か？と言いますと。
「1セル1データの原則」
「1列1データ型の原則」
「セル結合禁止の原則」
すごく基本的な所で行くと、このような物が挙げられます。
社内のエクセルデータをデータベース化しよう
私の経験上ではありますが、見積りを作る際、こんな感じで手打ちしてませんか？？
こんな感じのやつです、私はやってました……
これの何がまずいかと言うと、見積もりのデータを集計して
「商品毎にどれくらいの金額だと受注しやすいか？」
「取引先ごとにどんな傾向があるか？」
これを調べようと思ったときに、
今のエクセルが仮に100ブックあったとして、どのように集計しますか？？
もちろん気合と根性で、別のエクセルに集計してと言うのは可能ですが
楽な方がいいですよね！
実践、データベースファースト見積データベース
ではデータベースファーストの概念に基づいて、見積書を作ってみます。
まず、この見積書上にある情報は。
日付、取引先、合計金額、品目、個数、単価、品目ごとの合計金額
この情報をデータベースファーストの概念に基づいて作成します。
こんな感じで「情報の入れ物」を作ります。
この時赤字で「見積もりNo」と言うのを加えていますがこれが後々重要になります。
何枚もの見積もりをこのエクセル上で作るので、
見積もりを識別するためにナンバーを振りますが
この時「英字+数字」だと文字として読まれるので、この形がオススメです。
数字だけだと、数字、文字両方で読むことが出来ると言うデータ型の特性があるためです。
これで入力は完了です、これでデータベースファーストの概念に基づいた
見積もりの元データの作成完了になります。
後はエクセルのちょっとしたテクニックで、この内容が見積もり帳票になるようにします．
先ほどと見た目はほぼ変わりませんが、
〇で囲んである部分に見積Noを入力する欄を作りました。
ここに先ほどのデータベース側で作った見積Noを入力する事で、Vlookup関数で参照して
勝手に帳票側に入力されると言う仕組みになっています。
この形でデータを残しておけば、仮に見積の件数が増えても分析できます。
今回はごく簡単な見積書を例にデータベースファーストを紹介しましたが。
この項目を作って、一定の規則で並べていくと言うのは会社の活動の様々な分野で活用出来ます。
弊社ではデータ活用、オンラインシステムの活用のお手伝いもさせて頂いております！
もしこれらの分野、ITに関わる事でお悩み事がございましたら是非お話だけでもお聞かせください。
